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Introducción
Introducción
En este primer módulo vamos a preparar las herramientas para trabajar en equipo. Pulsa en cada uno de los títulos para ver los detalles de las acciones.
Para comenzar trabajaremos desde el correo electrónico, ya que suele ser el punto de acceso al trabajo diario.
Preparando Gmail para trabajo en equipo
Preparando Gmail para trabajo en equipo
Creamos una etiqueta (similar a una "carpeta") para organizar el trabajo del equipo
Creamos una etiqueta (similar a una "carpeta") para organizar el trabajo del equipo
Abre Gmail en un ordenador.
En el lateral izquierdo, haz clic en Más.
Haz clic en Nueva etiqueta.
Ponle un nombre.
Haz clic en Crear.
Creamos filtros de remitente para que todo correo-e del equipo quede etiquetado
Creamos filtros de remitente para que todo correo-e del equipo quede etiquetado
El correo entrante se puede gestionar con los filtros de Gmail, que te permiten asignar una etiqueta a tus mensajes, archivarlos, eliminarlos, destacarlos o reenviarlos de forma automática.
Abre Gmail.
En el cuadro de búsqueda de arriba del todo, haz clic en la flecha hacia abajo .
Escribe los criterios de la búsqueda. En caso de que quieras comprobar si la búsqueda es correcta, haz clic en Buscar para ver qué correos aparecen.
En la parte inferior de la ventana de búsqueda, haz clic en Crear filtro.
Elige lo que quieres que haga el filtro con los mensajes.
Haz clic en Crear filtro.
E incluso podemos hacer que de manera automática gmail reenvíe determinados correos que cumplan una característica a uno o todos los miembros del equipo
E incluso podemos hacer que de manera automática gmail reenvíe determinados correos que cumplan una característica a uno o todos los miembros del equipo
Puedes optar por reenviar todos tus mensajes nuevos a otra dirección de correo electrónico o reenviar solo ciertos tipos de mensajes.
Configurar el reenvío automático
Puedes reenviar tus mensajes a otra dirección automáticamente. Tienes la opción de reenviar todos los mensajes nuevos o solo algunos de ellos.
Nota: El reenvío solo se puede configurar en un ordenador; no es posible hacerlo en la aplicación Gmail.
Una vez nos filtra de manera automática todo el correo del equipo lo siguiente es crear calendarios para gestionar el tiempo
Preparando el calendario
Preparando el calendario
Compartir calendarios
Compartir calendarios
Elige si compartir tu calendario públicamente o solo con tu organización:
Haz clic en Configuración -> Configuración.
En la parte izquierda, selecciona tu calendario -> Permisos de acceso.
Selecciona una de estas opciones para compartir tu calendario:
Si quieres compartir tu calendario públicamente en la Web, marca la casilla Compartir públicamente. Junto a cada permiso para compartir, haz clic en la flecha hacia abajo y elige si quieres que se muestren tus horas de disponibilidad.
Si quieres compartir tu calendario solo con los miembros de la UJA, marca la casilla Compartir con Universidad de Jaén. Junto a cada permiso para compartir, haz clic en la flecha hacia abajo y elige si quieres que se muestren tus horas de disponibilidad.
Si quieres compartir tu calendario en G Suite, marca la casilla Mostrar la información del calendario en otras aplicaciones de Google; limitado por los permisos de acceso.
Permite que alguien vea tu calendario en un navegador web:
Puedes crear un enlace HTML a tu calendario para compartirlo con otros usuarios.
Haz clic en Configuración -> Configuración.
En la parte izquierda, selecciona tu calendario -> Permisos de acceso.
Para compartir un enlace HTML con otros usuarios, haz clic en Obtener enlace para compartir Copiar enlace.
Pega y envía el enlace.
Comparte tu calendario con determinadas personas y elige la cantidad de información que pueden ver:
Al compartir tu calendario con otras personas, puedes decidir cómo ven tus eventos y si pueden hacer cambios, como añadir o editar eventos.
Haz clic en Configuración -> Configuración.
En la parte izquierda, selecciona tu calendario -> Compartir con determinadas personas.
Haz clic en Añadir personas e introduce la dirección de correo electrónico o los nombres de las personas con las que quieras compartir el calendario.
Selecciona una opción de permiso para compartir:
Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles)
Ver todos los detalles de los eventos
Hacer cambios en eventos
Hacer cambios y gestionar el uso compartido
Haz clic en Enviar.
Crear calendarios compartidos
Crear calendarios compartidos
Además de tu propio calendario, puedes crear calendarios compartidos para llevar un control de las actividades de un grupo, como los plazos de sus proyectos o las vacaciones de sus miembros.
Crear calendarios compartidos:
Abre Calendar y, a la izquierda, junto a Otros calendarios, haz clic en Añadir otros calendarios + -> Crear un calendario.
Da un nombre al calendario y añádele una descripción.
Haz clic en Zona horaria y selecciona tu zona horaria.
Haz clic en Crear calendario. Tu nuevo calendario aparecerá en Mis calendarios.
(Opcional) Para cambiar las preferencias de un calendario, coloca el cursor sobre él y haz clic en Más -> Configuración.
Compartir calendarios:
Abre Calendar y, en Mis calendarios, selecciona el calendario que quieras compartir y haz clic en Más -> Configurar y compartir
Elige una opción:
Para compartir contenido con usuarios concretos: en Compartir con determinadas personas, haz clic en Añadir personas y escribe el nombre o la dirección del usuario con el que quieras compartirlo. Haz clic en Enviar.
Para compartir contenido más globalmente: en Permisos de acceso, selecciona Compartir públicamente o Compartir con Universidad de Jaén.
Ahora Permite que alguien vea tu calendario en un navegador web:
Puedes crear un enlace HTML a tu calendario para compartirlo con otros usuarios.
Haz clic en Configuración -> Configuración.
En la parte izquierda, selecciona tu calendario -> Permisos de acceso.
Para compartir un enlace HTML con otros usuarios, haz clic en Obtener enlace para compartir Copiar enlace.
Pega y envía el enlace.
Buscar una hora a la que una persona esté libre
Buscar una hora a la que una persona esté libre
Si una persona ha compartido su calendario contigo, o si pertenece a tu organización, puedes saber si está libre u ocupada cuando la añades a un evento.
Abre Google Calendar en un ordenador.
En la parte inferior derecha, haz clic en Crear evento .
En el cuadro "Añadir invitados", escribe el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieras invitar.
Debajo de "Invitados", haz clic en Sugerencias de horas. Si el invitado ha compartido su calendario contigo, verás en qué horario podría asistir.
Crear eventos reservables (reuniones)
Crear eventos reservables (reuniones)
Puedes configurar un bloque para citas en tu calendario para que otros usuarios las reserven. Por ejemplo, los coordinadores o responsables pueden invitar a sus colaboradores a que reserven horas durante el horario de de reuniones de la semana.
Las horas disponibles son útiles cuando no sabes quién puede necesitar reunirse contigo, pero quieres estar disponible. Puedes ofrecer un bloque de tiempo en tu calendario para que otras personas reserven horas dentro de ese bloque. Por ejemplo, puedes reservarte dos horas para mantener reuniones de 30 minutos, y otras personas pueden reservar después uno de los periodos de 30 minutos a la hora que mejor les venga.
Crear y compartir horas disponibles
¿Qué relación hay entre las horas disponibles y los eventos normales?
Crear un bloque para citas
En un ordenador, abre Google Calendar con tu cuenta del trabajo o de tu centro educativo.
Asegúrate de tener abierta la vista Semana o una de Día.
Haz clic en cualquier parte del calendario. En la ventana de evento que aparece, haz clic en Horas disponibles.
Escribe los detalles (título incluido) y elige el calendario en el que quieres mostrar el evento.
Si quieres añadir más información, como una ubicación o descripción, haz clic en Más opciones.
Nota: Si quieres que el bloque para citas se repita, hazlo antes de invitar a otras personas a que reserven una hora. Cuando haces que se repita un bloque para citas que ya tiene horas reservadas, estas horas se duplican, lo que puede dar lugar a una doble reserva.Invitar a otros usuarios a reservar una hora disponible
Después de configurar el bloque para citas, puedes enviar a otras personas un enlace a tu página de citas para invitarles a que reserven una hora.
Abre Google Calendar.
Haz clic en tu cita Ir a la página de citas de este calendario.
Copia y pega el enlace de la página de citas de tu navegador.
Envía este enlace a los usuarios que quieran reservar una hora disponible.
Reservar una hora disponible
Haz clic en el enlace de la página de citas. Encontrarás el enlace en un correo electrónico, mensaje o evento de calendario que se haya compartido contigo.
Haz clic en una hora disponible Guardar.
Cancelar una hora disponible
Abre Google Calendar.
Haz clic en la hora disponible.
En "¿Asistirás?", haz clic en No.
Aquí detallamos cómo encontrar un hueco común para el equipo de trabajo
El siguiente paso es preparar un espacio de trabajo compartido, que nos sirve para compartir documentación con colaboradores o poner a disposición, dependiendo del rol de trabajo que nos interese.
Preparando Drive
Preparando Drive
Comparte archivos y carpetas
Comparte archivos y carpetas
Mediante la opción Compartir y, a continuación, elige qué pueden hacer los colaboradores, que también recibirán una notificación por correo electrónico:
Eliminar archivos y carpetas
Añadir y eliminar archivos y carpetas
Compartir o dejar de compartir archivos y carpetas
Editar archivos
Comentar o sugerir cambios en archivos
Ver archivos y carpetas
Añade archivos compartidos a Mi unidad.
Añade archivos compartidos a Mi unidad.
Nota: Si mueves un archivo compartido a Mi unidad, la ubicación del archivo solo cambia en tu vista, no en las vistas de los demás usuarios.
Copiar, pegar y enviar el enlace a un PDF
Copiar, pegar y enviar el enlace a un PDF
En Drive, selecciona tu documento.
Haz clic en Compartir .
Haz clic en Copiar enlace y haz clic en Listo.
Una vez que pegues el enlace, cambia la última parte de la URL antes de enviarlo. Por ejemplo:
Antes: http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
Después: http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
Envía el enlace al PDF que has modificado.
Cuando tú u otra persona hagáis clic en el enlace, podréis descargar una versión PDF del documento.
Hacer una copia de los documentos
Hacer una copia de los documentos
Vaya al diálogo para compartir, seleccione "obtener enlace para compartir", seleccione "cualquier persona con enlace puede ver", luego seleccione "copiar enlace".
Debería tener un enlace que se vea así:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/<spreadsheetID>/edit?usp=sharing
Luego cambiar la última parte a / copy en lugar de / edit? Usp = sharing,
debería verse así:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/<spreadsheetID>/copy
Use ese enlace cuando comparta y la persona con la que está compartiendo recibirá un mensaje para "hacer una copia" cuando hagan clic eso. También puede marcar ese enlace para que aparezca el mensaje "hacer una copia" si lo está utilizando para una plantilla.
Las Hojas de Cálculo pueden ser utilizadas para planificar todo el proyecto. Al contrario de lo que pueda parecer, no son solamente útiles para hacer tablas de números y fórmulas. Si le unimos la ventaja de poder compartirlas, la planificación del trabajo puede quedar muy bien desde el inicio.
Se aconseja comenzar, al igual que en el calendario, por el final, fecha de entrega, e ir completando hacia el inicio (preparación de la presentación, borrador del trabajo,..., partes destacadas, entrevistas o reuniones con empresas,....planteamiento, en las fechas más próximas)
Hojas de Cálculo
Hojas de Cálculo
Además del uso que veremos a posteriori de las hojas de cálculo, en esta etapa inicial es interesante pon una parte utilizarlas para la planificación de todo el proyecto coma y por otra para mostrarles desde un inicio la rúbrica de la calificación final.
Hoja de cálculo para planificación
Hoja de cálculo para planificación
Cambiando en el documento que deseemos la parte final de "/edit..." por "/copy" quién accede al enlace se descarga una copia del documento en ese instante:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AfHON5OGAI6Jvb9EHIXMdZl9-Bhd1z8qLnePkaE-Weg/copy
Hoja de cálculo para rúbrica
Hoja de cálculo para rúbrica
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ANUwy-HMg4fNYJxFKHAGmm2ERij3-2mbhAWPhY0vpLE/copy
Si lo que deseamos es que se descargue el tribunal una rúbrica en PDF actualizada cambiaremos "/edit..." por "/export?format=pdf"
Configura el Plan de Proyecto con las Hojas de Cálculo
Configura el Plan de Proyecto con las Hojas de Cálculo
Finalmente preparamos el documento guía de trabajo. En él vamos a dar acceso a todos los colaboradores, y se plasmará el índice, las aportaciones, enlaces a documentos, tablas, imágenes, mapas y todo enlace a materia en el Drive compartido de trabajo.
Con el control de cambios no habrá problema en que nada se pierda, y tendremos acceso en todo momento y lugar a toda la guía del trabajo compartido, las tareas, etc.
Google Docs
Google Docs
Una de las ventajas de Google Docs respecto a Office u otras suite de ofimática es la facilidad con la que podemos compartir nuestros documentos y entre varias personas editar el texto que estemos realizando.
Deberemos pulsar el botón azul en la esquina superior derecha y podemos o añadir personas o directamente copiar el enlace y enviarlo para que cualquier persona pueda ver el texto. Sin duda una de las funciones más prácticas y útiles de Docs.
Opciones de comentarios
Opciones de comentarios
Ver todos los comentarios
En un teléfono o tablet Android, abre un archivo en la aplicación Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
En la parte superior de la pantalla, toca Comentarios .
Añadir comentarios
En un teléfono o tablet Android, abre un archivo en la aplicación Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
Selecciona el texto o la celda y toca Añadir comentario o Comentar.
Añade el texto.
Toca Comentar.
Responder a los comentarios
Después de tocar un comentario específico, puedes:
Editar un comentario: toca Editar . Haz los cambios y toca Guardar.
Responder a un comentario: en la parte inferior, toca Responder.
Resolver un comentario: encima del comentario, toca Resolver.
Ir de un comentario a otro: desliza el dedo hacia la derecha o hacia la izquierda.
Eliminar un comentario: toca Editar y, después, toca el icono de la papelera .
Volver a la vista de edición: en la esquina superior derecha, toca CERRAR o el icono de cerrar .
Enviar un comentario a una persona específica
Para asegurarte de que una persona vea un comentario, puedes añadirla y recibirá una notificación por correo electrónico con tu comentario.
En un teléfono o tablet Android, abre un archivo en la aplicación Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
Escribe un comentario.
En cualquier parte del comentario, añade el nombre. Cuando aparezca la persona correcta, toca su nombre. También puedes añadir la dirección de correo electrónico de la persona que quieres que vea el mensaje.
Toca COMENTAR.
Aceptar o rechazar un cambio sugerido
Si alguien sugiere un cambio en un documento de tu propiedad, puedes aceptarlo o rechazarlo. Esta función solo está disponible en Documentos de Google.
En un teléfono o tablet Android, abre un documento en la aplicación Documentos de Google.
Para ver la sugerencia, toca Sugerencia.
Toca Aceptar o Rechazar.
Nota: Si cambias de opinión sobre una sugerencia que has aceptado, toca Deshacer.
...y ya tenemos el material listo para comenzar el trabajo en equipo. Contenidos ordenados, distintos roles de acceso, planificación, agendadas las reuniones principales y modo de preparar las siguientes, documento de trabajo compartido.
Veamos ahora el desarrollo del trabajo.
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